Regulamin świadczenia usług za pomocą systemu
§1 Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa warunki korzystania z Systemu TaxCloud w wersji SaaS oraz Portalu a także prawa i obowiązki użytkowników oraz zakres odpowiedzialności Operatora Systemu.
2. Regulamin stanowi integralną część umowy o świadczenie usług Systemu oraz Portalu, zawartej pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem.
3. TaxCloud stanowi markę handlową Operatora zgodnie z definicją wskazaną poniżej.
§2 Definicje
1. Operator – Polski Instytut Księgowości spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółką komandytową z siedzibą w Łodzi, ul. Sienkiewicza 85/87 wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000660435; NIP: 7252176682; REGON 366415387.
2. Regulamin – niniejszy dokument.
3. Umowa – umowa o świadczenie usług Systemu poprzez stronę internetową https://taxcloud.pl zawartą między Operatorem a Użytkownikiem.
4. Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, utworzoną zgodnie z obowiązującymi przepisami, która korzysta z Systemu na podstawie Umowy.
5. Cennik – publikowana przez Operatora na stronie internetowej Systemu informacja, określającą warunki i wysokość odpłatności za Usługi Systemu.
6. Usługa – Usługi świadczone przez Operatora polegają na udostępnieniu Użytkownikowi Systemu wraz z możliwością Rejestracji Konta oraz na przetwarzaniu dokumentów przesłanych przez Użytkownika poprzez automatyczne odczytywanie danych w nich zawartych.
7. Dzień Rozliczeniowy – ostatni opłacony dzień miesiąca za korzystanie z Systemu.
8. Miesiąc Rozliczeniowy – okres pomiędzy Dniem Rozliczeniowym danego miesiąca a dniem poprzedzającym Dzień Rozliczeniowy przypadający w następnym miesiącu.
9. Baza Danych Użytkownika – wydzielone miejsce na serwerze Operatora, dedykowane Użytkownikowi.
10. Pakiet lub Pakiety – indywidualnie nazwane, wyodrębnione pakiety funkcjonalności Systemu, szczegółowo zdefiniowane na stronach internetowych Systemu.
11. System – zintegrowany system informatyczny udostępniony na stronie https://taxcloud.pl obsługiwany i administrowany przez Operatora, dostępny przez Internet, wspomagający procesy zarządzania informacją w firmie.
12. Zestaw Danych – Wykonanie Usługi skutkuje otrzymaniem zestawu danych z przesłanych przez Użytkownika dokumentów w formacie danych dostosowanym do systemu księgowego Użytkownika, umożliwiając ich bezpośrednie zaksięgowanie, archiwizację lub przygotowanie płatności. Do zestawu danych należą w szczególności: numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży lub zakończenia świadczenia usług lub data dostawy, termin płatności, NIP wystawcy faktury, NIP odbiorcy faktury, nazwa wystawcy faktury, nazwa odbiorcy faktury, adres wystawcy faktury, adres odbiorcy faktury, suma do zapłaty, kwota netto, stawka VAT, kwota VAT wg stawki VAT, kwota brutto wg stawki VAT, suma netto; suma VAT, suma brutto, waluta, numer rachunku bankowego odbiorcy płatności.
13. Konto – Utworzony w Portalu dla Użytkownika zbiór zasobów pod unikalną nazwą, w którym gromadzone są dane Użytkownika oraz informacje o jego działaniach w ramach Portalu.
14. Portal – Prowadzony przez Operatora serwis internetowy on-line pod adresem https://taxcloud.pl w ramach którego oferowane są Usługi świadczone za pośrednictwem Systemu.
15. Rejestracja – Procedura zakładania Konta w Portalu.
§3 Zakres funkcjonalności oferowanych przez System
1. Na mocy Umowy, Operator za pomocą Systemu umożliwia Użytkownikowi korzystanie z funkcjonalności dostępnych w ramach wykupionych przez niego Pakietów, wraz z możliwością zapisu danych w Bazie Danych Użytkownika.
2. Funkcjonalności udostępniane w Systemie związane są z tworzeniem, przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentów i danych Użytkownika, wprowadzonych do Systemu, związanych z prowadzoną przez Użytkownika działalnością gospodarczą lub zawodową.
3. Operator zastrzega sobie możliwość modyfikacji Systemu w dowolnym momencie, poprzez jego rozbudowę o nowe funkcjonalności i Pakiety bądź zmianę istniejących funkcjonalności oferowanych w danych Pakietach. Użytkownik może wybrać jeden z oferowanych Pakietów i korzystać z dostępnych w nim funkcjonalności, których szczegółowy opis znajduje się na stronach internetowych Systemu.
§ 4 Warunki korzystania z Portalu oraz z Systemu
1. Operator udostępnia System oraz Portal za pomocą sieci Internet.
2. W celu Rejestracji Konta w Portalu Użytkownik lub osoba reprezentująca Użytkownika musi wypełnić formularz rejestracyjny poprzez podanie adresu e-mail oraz hasła.
3. W wyniku prawidłowej Rejestracji Operator tworzy dla Użytkownika Konto główne przypisane do adresu e-mail podanego w formularzu rejestracyjnym, które służy do rozliczeń za Usługę.
4. Użytkownik uzyskuje dostęp do Konta po podaniu w Portalu adresu e-mail i hasła (logowanie).
5. Za pośrednictwem Konta Użytkownik otrzymuje dostęp do Systemu.
6. Konto zawiera dane Użytkownika podane przez niego w formularzu rejestracyjnym oraz w trakcie korzystania z Portalu. W przypadku zaistnienia późniejszej zmiany danych Użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie je zaktualizować. Do każdego Konta głównego musi być przyporządkowany inny adres e-mail.
7. Użytkownik nie jest uprawniony do udostępnienia danych do logowania osobom trzecim. Użycie loginu i hasła umożliwia dostęp do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, stąd Użytkownik zobowiązany jest zapewnić należytą ochronę przekazanego hasła przed ujawnieniem i użyciem przez osoby nieuprawnione. Wszelkie czynności dokonywane za pośrednictwem Konta Użytkownika obciążają Użytkownika.
8. Korespondencja z Użytkownikiem będzie wykonywana drogą elektroniczną za pośrednictwem adresu e-mail wskazanego w danych adresowych Konta Użytkownika. Operator nie ponosi odpowiedzialności za błędne wskazanie danych adresowych przez Użytkownika lub brak ich niezwłocznej aktualizacji w przypadku zmiany. Korespondencję wysłaną Użytkownikowi uznaje się za doręczoną, jeśli została ona wysłana z uwzględnieniem danych adresowych wskazanych przez Użytkownika
9. Operator może uzależnić Rejestrację lub korzystanie z Portalu przez Użytkownika od uwiarygodnienia danych Użytkownika lub przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji. Użytkownik odpowiada za poprawność i prawidłowość danych. W przypadku braku możliwości pozytywnej weryfikacji danych podanych przez Użytkownika, Operator jest uprawnione do zablokowania lub usunięcia Konta.
§5 Zawarcie i rozwiązanie Umowy
1. Zawarcie umowy między Użytkownikiem a Operatorem następuje po rejestracji Konta i akceptacji Regulaminu.
2. W przypadku, gdy Użytkownik nie wykupi żadnego Pakietu może w każdym czasie wypowiedzieć umowę poprzez złożenie stosownego oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie umowy skutkuje usunięciem Konta Użytkownika po upływie okresu wypowiedzenia.
3. W przypadku, gdy Użytkownik wybierze dowolny Pakiet, wypowiedzenie umowy przez Użytkownika możliwe jest wyłącznie po dokonaniu rezygnacji z danego Pakietu i upływie okresu na jaki Pakiet obowiązywał. Wówczas Użytkownik może wypowiedzieć umowę poprzez złożenie stosownego oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca. Wypowiedzenie umowy skutkuje usunięciem Konta Użytkownika po upływie okresu wypowiedzenia.
4. Operator ma prawo wstrzymać realizację Usługi lub wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w drodze oświadczenia w formie pisemnej lub dokumentowej, w przypadku: (i) opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia przez Użytkownika przekraczającego 7 (siedem) dni; (ii) wykorzystania Portalu do działań niezgodnych z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa lub naruszających prawa osób trzecich; (iii) udostępnienia danych do logowania lub dostępu do Portalu podmiotowi nieuprawnionemu.
5. Operator może w każdym czasie, bez podania przyczyn, pisemnie lub w formie dokumentowej wypowiedzieć umowę, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
6. Wypowiedzenie, rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy nie zwalnia Użytkownika z obowiązku zapłaty na rzecz Operatora wynagrodzenia za świadczone Usługi w okresie jej obowiązywania, a wpłacone wynagrodzenia nie podlega zwrotowi.
§6 Wybór Pakietów
1. Usługi są świadczone przez Operatora odpłatnie, z zastrzeżeniem ust. 2 poniżej.
2. Użytkownik może nieodpłatnie korzystać z testowego planu startowego, w ramach którego otrzymuje bezpłatnie określoną wewnątrz Portalu liczbę dokumentów do przetworzenia. Użytkownik może również korzystać bezpłatnie z Usług w przypadku posiadania ważnego kodu promocyjnego wydanego przez Operatora.
3. Użytkownik może wybrać jeden z odpłatnych Pakietów.
4. Przetwarzane w ramach Pakietów dokumenty rozliczane są w okresach miesięcznych. Niewykorzystane dokumenty w ramach zakupionego Pakietu przechodzą na kolejny okres rozliczeniowy.
5. W przypadku przekroczenia liczby dokumentów w ramach zakupionego Pakietu, Użytkownik utrzymuje pełną funkcjonalność Konta. Użytkownik ma możliwość odpłatnej możliwości nabycia punktów pozwalających na dodatkowe przetwarzania dokumentów. Opłata za punkty jest równa cenie jednostkowej przetwarzanej strony dokumentu, która wskazana jest w Portalu.
6. Płatności za Pakiety dokonywane są z góry. Funkcjonalności umożliwiające przetwarzanie dokumentów w Systemie zostaną uruchomione po Rejestracji i akceptacji Regulaminu przez Użytkownika.
7. Użytkownik może dokonać zmiany Pakietu. Zmiana na wyższy Pakiet jest możliwa w dowolnym czasie. W przypadku zmiany na wyższy Pakiet Operator wystawi Użytkownikowi odpowiednią fakturę, a Użytkownik wpłaci na rachunek bankowy Operatora kwotę w wysokości różnicy między wyższym a bieżącym Pakietem. Zmiana na niższy Pakiet jest możliwa od kolejnego okresu rozliczeniowego.
8. Ceny Pakietów, okres zobowiązania wynikający z danego Pakietu, ewentualne rabaty oraz pozostałe warunki świadczenia usług określone są w cenniku zawartym w Portalu stanowiącym integralną część Regulaminu.
§7 Parametry Usług
1. System przetwarza wyłącznie pliki zawierające dokumenty w języku polskim takie jak: faktury VAT, faktury walutowe, faktury zaliczkowe, rachunki uproszczone oraz paragony z rozbiciem na stawki VAT.
2. Dokumenty przesyłane do Systemu muszą być w postaci plików w formacie .PDF, .JPEG lub .PNG. Minimalna rozdzielczość skanów przesyłanych dokumentów to 150 dpi. Rekomendowane jest, aby skany dokumentów posiadały rozdzielczość 300 dpi oraz wykonane były w kolorze. Skan musi zawierać wyłącznie przetwarzany dokument oraz dane muszą być wyraźnie widoczne i czytelne dla ludzkiego oka.
3. System umożliwia przetworzenie powyższych plików i przygotowanie z nich plików do importu do programu finansowo-księgowego, zawierające potwierdzone dane z faktur.
4. Użytkownicy mogą przesyłać dokumenty w formie elektronicznej. Dokumenty w formie elektronicznej mogą być przesyłane za pośrednictwem Systemu dostępnego pod adresem: https://taxcloud.pl
5. Użytkownicy powinni we własnym zakresie archiwizować na trwałym nośniku pliki i informacje dostępne wewnątrz Systemu.
6. Czas od wgrania plików do otrzymania Zestawu Danych zależy od czasu walidacji i poprawek Użytkownika. Czas przesyłania dokumentów oraz otrzymania danych zwrotnych zależy także od połączenia internetowego Użytkownika oraz czasu przetwarzania danych.
7. Za poprawność oraz kompletność przetworzonych danych odpowiada Użytkownik. Operator stale poprawia jakość odczytu przetwarzanych dokumentów i dba o wysoką jakość zwracanych danych, przy czym Operator nie ponosi odpowiedzialności za poprawność i kompletność zwróconych danych i zobowiązuje Użytkownika do każdorazowej weryfikacji poprawności zwracanych danych, powstałych po przetworzeniu i analizie dokumentu, pod kątem ich zgodności z dokumentem. W przypadku wykrycia niezgodności Użytkownik powinien dokonać korekty tych danych we własnym zakresie.
8. Dokumenty przesyłane przez Użytkownika przechowywane są przez Operatora na potrzeby rozwoju Systemu przez okres minimum pięciu (5) lat od momentu ich dostarczenia na serwer Operatora.
9. Wszelkie działania podejmowane przez Użytkownika w ramach Portalu i Systemie powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i dobrymi obyczajami oraz przeznaczeniem Portalu i Systemu.
10. Użytkownik w celu zachowania bezpieczeństwa swoich danych zobowiązany jest do używania bezpiecznego hasła oraz jego nieujawniania.
11. Użytkownik oświadcza, iż jest świadomy oraz akceptuje, że Operator nie gwarantuje poziomu poprawności przetwarzania danych z przesłanych dokumentów. Użytkownik zobowiązany jest przeprowadzić walidację i korektę przetworzonych danych. Stopa poprawności przetwarzania zależy od wachlarza parametrów, w szczególności jakości skanu/zdjęcia lub typu faktury. Oczekiwana stopa poprawności na reprezentatywnej próbce dokumentów to 85% dla wszystkich pól. Użytkownik oświadcza, że akceptuje odchylenia od tego wyniku.
§8 Płatności
1. Po wybraniu Pakietu przez Użytkownika, Operator wystawi i doręczy na adres e-mail Użytkownika wskazany w trakcie Rejestracji fakturę VAT. Operator będzie wystawiał fakturę za wybrany Pakiet na początku każdego okresu rozliczeniowego. Wynagrodzenie za Usługi płatne jest z góry.
2. Do kwoty wynagrodzenia zostanie doliczony podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Użytkownik zgadza się na otrzymywanie faktur VAT drogą elektroniczną.
3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Operatora wskazany na fakturze VAT w terminie siedmiu (7) dni od daty jej doręczenia. Za dzień płatności uważa się dzień uznania kwoty wynagrodzenia na rachunku bankowym Operatora.
§9 Prawa własności intelektualnej
1. Wszelkie materiały, w tym elementy grafiki, układ i kompozycja tych elementów, znaki towarowe oraz inne informacje, dostępne na stronach internetowych Portalu i Systemu stanowią przedmiot praw wyłącznych Operatora. Wskazane elementy stanowią przedmiot autorskich praw majątkowych, praw własności przemysłowej, w tym praw z rejestracji znaków towarowych oraz praw do baz danych i jako takie korzystają z ustawowej ochrony prawnej.
2. Pobieranie lub wykorzystywanie w jakimkolwiek zakresie dostępnych w ramach Portalu i Systemu materiałów wymaga każdorazowo zgody Operatora i nie może naruszać postanowień Regulaminu oraz powszechnie obowiązującego prawa, jak również nie może naruszać interesów Operatora. Zabronione jest również wykorzystywanie oznaczeń Portalu, systemu lub Operatora, w tym charakterystycznych elementów grafiki, w ramach własnych serwisów internetowych.
3. Operatora udziela Użytkownikowi odpłatnej lub bezpłatnej, ograniczonej, odwołalnej, niewyłącznej, bez prawa sublicencjonowania, licencji na korzystanie z Systemu i Portalu poprzez używanie zgodne z przeznaczeniem na więcej niż jednym komputerze w ramach obsługi tego samego Konta, z wyłączeniem prawa do utrwalania i zwielokrotniania Systemu i Portalu w celu innym niż dostęp do Systemu i Portalu.
4. Użytkownik nie ma prawa do modyfikacji Systemu i Portalu, jego dekompilacji, deasemblacji lub innego sposobu uzyskiwania informacji o wewnętrznej strukturze Systemu i Portalu i zasadach jego działania (w szczególności kodu źródłowego Systemu i Portalu lub jego części).
5. Udzielone licencje wygasają w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy.
6. Użytkownik w żadnym przypadku nie może podejmować prób wydzielenia danych cyfrowych oraz użytkowania ich w oderwaniu od Systemu i Portalu.
§10 Dane osobowe
1. Podane przez Użytkownika dane osobowe zbierane i przetwarzane są przez Operatora zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Akceptując Regulamin Użytkownik wyraża zgodę na gromadzenie i przetwarzanie jego danych w celu zapewnienia pełnej funkcjonalności Portalu i Systemu.
3. Użytkownik może nie wyrazić zgody na przetwarzanie i wykorzystywanie podanych przez niego danych w celach marketingowych drogą mailową.
4. Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników przez Operatora objęte są Polityką prywatności i wykorzystywania plików cookies.
5. W związku ze świadczeniem Usług Użytkownik powierza Operatorowi przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach. Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych przez Operatora określa Załącznik nr 1 do Regulaminu. Akceptując Regulamin Użytkownik zawiera z Operatorem umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych o treści określonej w Załączniku nr 1 do Regulaminu.
§11 Pomoc techniczna i postępowanie reklamacyjne
1. Operator udziela Użytkownikom pomocy technicznej w celu zapewnienia sprawnego korzystania z Usług.
2. Pomoc techniczna udzielana jest drogą mailową po uprzednim kontakcie na adres kontakt@taxcloud.pl. Dopuszczalne będą również inne środki komunikacji elektronicznej publikowane na stronie Portalu.
3. Użytkownik może złożyć reklamację, jeżeli usługi przewidziane w Regulaminie nie są realizowane przez Operatora lub są realizowane niezgodnie z postanowieniami Regulaminu.
4. Reklamację można złożyć w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: nazwę Użytkownika, datę wystąpienia i opis zgłaszanych zastrzeżeń.
5. Jeżeli podane w reklamacji dane lub informacje wymagają uzupełnienia, przed rozpatrzeniem reklamacji Operator zwraca się do składającego reklamację o jej uzupełnienie we wskazanym zakresie.
6. Operator rozpoznaje reklamację w terminie do 14 dni od daty jej otrzymania w prawidłowej postaci, z zastrzeżeniem, że Operator może odmówić rozpatrzenia reklamacji złożonych po upływie 90 dni od ujawnienia się przyczyn reklamacji.
7. Odpowiedź na reklamację wysyłana jest wyłącznie na adres e-mail przypisany do Konta danego Użytkownika. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Operator może wysłać odpowiedź na inny, wskazany przez składającego reklamację, adres e-mail, który nie jest przypisany do Konta Użytkownika.
§12 Odpowiedzialność
1. Operator oraz Użytkownik zobowiązują się do wykonywania obowiązków wynikających z umowy z zachowaniem należytej staranności, uwzględniając profesjonalny charakter prowadzonej przez nich działalności i ponoszą odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym, z zastrzeżeniem postanowień poniższych ustępów.
2. Odpowiedzialność odszkodowawcza Operatora oraz wszystkich podwykonawców obejmuje wyłącznie wypadki zaistniałe z powodu winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. Odpowiedzialność za utracone korzyści jest wyłączona. Odpowiedzialność z powodu rażącego niedbalstwa ograniczona zostaje do równowartości wynagrodzenia netto, które Operator otrzymał od Użytkownika w okresie trzech (3) miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Ograniczenie odpowiedzialności dotyczy zarówno odpowiedzialności umownej, jak i odpowiedzialności z tytułu ewentualnych zobowiązań pozaumownych, na przykład odpowiedzialności deliktowej, w zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
3. Operator nie jest odpowiedzialny za:
a. jakość oraz niezawodność łącza internetowego wykorzystanego przez Użytkownika;
b. zakłócenia lub błędy w działaniu Portalu spowodowane nieprawidłowym korzystaniem przez Użytkownika;
c. opóźnienie w przetwarzaniu danych w Systemie spowodowane błędami po stronie serwerów Użytkownika;
d. poprawność i kompletność zwróconych danych z przetwarzanych dokumentów;
e. ujawnienie, utratę lub zmianę danych, do której doszło wskutek działań osób trzecich;
f. szkody wynikłe z wykorzystania przez Użytkownika danych powstałych po przetworzeniu i analizie dokumentów;
g. czasowy brak możliwości dostępu do Portalu i Systemu lub za usunięcie z Portalu i Systemu danych i informacji lub ich utratę w wyniku awarii lub zdarzeń o podobnym charakterze, za które Operator nie ponosi winy.
4. Strona nie zostanie uznana winną naruszenia swoich obowiązków, jeśli ich wypełnienie uniemożliwiła siła wyższa, której skutkom przy dołożeniu należytej staranności nie można było zapobiec. Strona dotknięta działaniem siły wyższej zobowiązana jest niezwłocznie poinformować drugą Stronę o zaistniałej sytuacji.
§12 Postanowienia końcowe
1. Operator może zmienić Regulamin lub cennik i uruchomić nową wersję Usług. Zmiana staje się skuteczna w terminie wskazanym przez Operatora, który nie może być krótszy niż 7 dni od momentu udostępnienia w Portalu zmienionego Regulaminu lub poinformowania Użytkownika za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail przypisany do Konta głównego.
2. Użytkownik zostanie powiadomiony o zmianach Regulaminu lub cennika i o możliwości ich akceptacji. Za akceptację zmian uważa się także dokonanie płatności z góry za kolejny okres rozliczeniowy lub przesłanie dokumentów do przetworzenia.
3. Odmowa zaakceptowania zmian jest równoznaczna z rozwiązaniem umowy ze skutkiem natychmiastowym.
4. Operator ma prawo użyć informacji o fakcie zawarcia umowy z Użytkownikiem w celach referencyjnych tj. umieścić informację o fakcie świadczenia Usług na rzecz Użytkownika, rodzaju Usług oraz firmie Użytkownika, w szczególności na listach referencyjnych, własnej stronie internetowej, materiałach promocyjnych lub prezentacjach sprzedażowych. W powyższym zakresie Operator może posłużyć się również oznaczeniem przedsiębiorstwa Użytkownika, w szczególności firmą, logiem, znakiem graficznym lub logotypem, w tym nawet jeżeli są one zastrzeżonymi znakami towarowymi.
5. Dla zachowania formy dokumentowej Użytkownik zobowiązany jest przysłać skan dokumentu podpisanego przez umocowanego reprezentanta na adres kontakt@taxcloud.pl a Operator na adres e-mail Użytkownika wskazany w danych adresowych Konta Użytkownika.
6. Prawem właściwym dla umowy pomiędzy Użytkownikiem a Operatorem, której przedmiotem są Usługi jest prawo polskie.
7. Wszelkie sprawy sporne wynikające z umowy lub związane z Usługami świadczonymi przez Operatora będą rozwiązywały polubownie, a jeżeli nie będzie to możliwe rozstrzygnie je sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Operatora.
Załącznik nr 1 – Umowa powierzenia przetwarzania danych
UMOWA POWIERZENIA
(„Umowa”)
zawierana pomiędzy:
Polski Instytut Księgowości spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółką komandytową z siedzibą w Łodzi, ul. Sienkiewicza 85/87 wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000660435; NIP: 7252176682; REGON 366415387 reprezentowaną przez komplementariusza Polski Instytut Księgowości sp. z o.o. zwaną dalej Procesorem
i
Użytkownikiem,
zwanym dalej ADO.
§ 1 Definicje
1. Użytkownik – użytkownik w znaczeniu nadanym temu pojęciu w Regulaminie.
2. Dane – dane osobowe powierzone Procesorowi do przetwarzania przez ADO w związku z Umową bazową.
3. Kolejny przetwarzający – kolejny podmiot przetwarzający, z usług którego korzysta Procesor w związku z realizacją Umowy bazowej.
4. Regulamin – Regulamin świadczenia Usług za pomocą Systemu, w ramach których Procesor udostępnia Użytkownikowi oprogramowanie służące do analizy wprowadzanych dokumentów księgowych i tworzenia raportów, a także do wspomagania procesów zarządzania informacją w przedsiębiorstwie oraz komunikacji z księgowością.
5. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).
6. Umowa bazowa – umowa zawierana w oparciu o Regulamin lub inna umowa będąca w związku z Usługą, o której mowa w Regulaminie, w zależności od tego co ma zastosowanie, która to umowa jest podstawą powierzenia Danych.
§ 2 Postanowienia wstępne
1. W związku z zawarciem przez Strony Umowy bazowej, Strony zawierają Umowę powierzenia przetwarzania Danych.
2. ADO powierza do przetwarzania Dane, w stosunku do których pełni rolę administratora danych osobowych w rozumieniu RODO, a Procesor zobowiązuje się do ich przetwarzania w granicach określonych Umową oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
3. Każde przetwarzanie Danych przez Procesora odbywa się wyłącznie na udokumentowane polecenia ADO, w szczególności zawarte w Umowie bazowej, a także wyrażone przez zamówienie kolejnych Usług.
4. Dane przetwarzane są celu realizacji Umowy bazowej i w zakresie niezbędnym do jej prawidłowego wykonania.
5. Niniejsza Umowa zastępuje wszelkie wcześniejsze umowy, ustalenia i porozumienia w tym zakresie.
6. ADO oświadcza i zapewnia, że posiada podstawy prawne przetwarzania Danych, a powierzenie Procesorowi Danych do przetwarzania nie naruszy praw i wolności podmiotów tych danych, a także przepisów prawa (w szczególności RODO).
7. Dane udostępniane będą Procesorowi wyłącznie w celu realizacji Umowy bazowej.
8. Administrator poinformuje Procesora o wszelkich działaniach właściwych organów administracji publicznej, związanych z przetwarzaniem Danych przez ADO.
9. Procesor oświadcza, że posiada stosowne polityki ochrony danych osobowych w zakresie dotyczącym powierzenia mu danych przez ADO.
10. Dostęp do Danych będą miały wyłącznie osoby upoważnione przez Procesora do przetwarzania danych, zobowiązane do prawidłowej ochrony tych Danych – zgodnie z politykami ochrony danych Procesora oraz przepisami RODO, a także zobowiązane do zachowania Danych w tajemnicy lub podlegające prawnemu obowiązkowi dochowania takiej tajemnicy.
11. Procesor podejmuje wszelkie środki wymagane przez właściwe przepisy prawa, zwłaszcza przez art. 32 RODO, zgodnie z którym Procesor wdraża odpowiednie środki techniczne oraz organizacyjne uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku.
12. Przetwarzanie Danych odbywać się będzie w okresie obowiązywania Umowy bazowej.
§ 3 Dane
1. W oparciu o Umowę przetwarzane mogą być przede wszystkim Dane zawarte na fakturach. Na Dane składają się dane zwykłe, tj. nienależące do szczególnych kategorii danych osobowych (wymienionych w art. 9 RODO).
2. W oparciu o Umowę przetwarzane będą Dane pracowników, kontrahentów lub klientów ADO.
§ 4 Wsparcie i audyty
1. Uwzględniając charakter przetwarzania Procesor zapewni wsparcie ADO („Wsparcie”). W ramach Wsparcia Procesor w miarę możliwości pomoże ADO, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których Dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw, określonych w rozdziale III RODO – jeśli w danym przypadku ciążą one na ADO, a także pomoże ADO wywiązać się z ciążących na ADO obowiązków określonych w art. 32 – 36 RODO – z uwzględnieniem dostępnych mu informacji.
2. Procesor zobowiązany jest do udostępnienia ADO wszelkich informacji niezbędnych do wykazania obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwienia ADO lub upoważnionemu przez ADO audytorowi przeprowadzenia audytów, w tym inspekcji („Audyt”) i przyczynienia się do nich.
3. W przypadku, gdy wydane przez ADO polecenia w związku z poprzednim ustępem, w ocenie Procesora stanowią naruszenie przepisów RODO lub innych przepisów prawa Unii lub prawa polskiego – Procesor niezwłocznie poinformuje o tym ADO.
4. Procesor może odmówić przekazania ADO informacji objętych tajemnicą prawnie chronioną, w tym tajemnicą przedsiębiorstwa Procesora lub podmiotów trzecich, a także informacji stanowiących dane osobowe nie będące Danymi, jeśli informacje te mogą zostać zastąpione innymi informacjami (w tym oświadczeniami Procesora), zaś w przypadku gdy nie będzie to możliwe – informacje te zostaną udostępnione ADO (lub wyznaczonym przez niego osobom) wyłącznie w siedzibie Procesora, po uprzednim zawarciu przez ADO i wszystkie osoby działające na rzecz ADO, przedstawionej przez Procesora umowy zobowiązującej do należytej ochrony tych informacji.
5. Przeprowadzenie Audytu jest możliwe po uprzednim pisemnym poinformowaniu Procesora przez ADO o zamiarze jego przeprowadzenia z co najmniej trzydziestodniowym wyprzedzeniem, wraz ze wskazaniem listy osób zaangażowanych w przeprowadzenie Audytu po stronie ADO. Zawiadomienie powinno ponadto określać czas trwania Audytu oraz jego zakres.
6. W przypadku gdy Audyt nie jest bezpośrednio związany z działaniami uprawnionych organów administracji publicznej kierowanymi wobec ADO w związku z przetwarzaniem danych bądź stwierdzonym i udokumentowanym naruszeniem przetwarzania Danych przez Procesora – łączny czas trwania prowadzonych przez ADO Audytów nie może przekroczyć trzech dni w roku kalendarzowym.
7. Audyt może być przeprowadzony wyłącznie po uprzednim zawarciu przez ADO i wszystkie osoby działające na rzecz ADO, przedstawionej przez Procesora umowy zobowiązującej do należytej ochrony wszelkich informacji uzyskanych w związku z Audytem.
8. Audyt przeprowadzany jest w godzinach pracy Procesora i nie może w żaden sposób zakłócać ani negatywnie wpływać na bieżącą działalność Procesora.
9. Audyty przeprowadzane są na koszt ADO. Koszty sprawowania Wsparcia oraz nadzoru nad Procesorem przez ADO obciążają wyłącznie ADO. Za koszty wsparcia bądź nadzoru uznaje się w szczególności koszty ponoszone przez Procesora w związku z dokonywaniem kontroli, audytów, czy przygotowania dokumentów, udzielenia informacji lub pomocy ADO. W przypadku gdy koszty, o których mowa w niniejszym ustępie zostały poniesione przez Procesora – ADO niezwłocznie zwróci je Procesorowi. Stawka godzinowa za obsługę Audytu przez Procesora wynosi 150 zł netto/godzina/osoba.
10. Procesor współpracuje z organami właściwymi do spraw ochrony danych osobowych, w zakresie wykonywanych przez nie zadań.
11. Jeśli z przepisów prawa lub niniejszej Umowy nie wynika inny termin – wykonywanie czynności przez Procesora w związku z Umową, w tym udzielanie wszelkich informacji, będzie następować niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania stosownego żądania.
12. Postanowienia niniejszego paragrafu w stosunku do działań ADO względem Kolejnych przetwarzających, o których mowa w § 5, stosuje się odpowiednio.
§ 5 Kolejny przetwarzający
1. Procesor może korzystać z usług Kolejnego przetwarzającego bez za uprzedniej zgody ADO
2. Procesor nałoży na każdego Kolejnego przetwarzającego, w szczególności za pośrednictwem umowy, te same obowiązki ochrony Danych jak wynikające z Umowy, w szczególności obowiązek wdrożenia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO.
3. W przypadku niewywiązania się przez Kolejnego przetwarzającego z ciążących na nim obowiązków w stosunku do Danych, pełna odpowiedzialność wobec ADO za spełnienie obowiązków przez Kolejnego przetwarzającego spoczywa na Procesorze.
§ 6 Postanowienia Końcowe
1. Umowa ulega rozwiązaniu z chwilą rozwiązania Umowy bazowej.
2. Procesor, po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem Danych na rzecz ADO, w szczególności w przypadku rozwiązania niniejszej Umowy lub Umowy bazowej, w zależności od decyzji ADO:
a) usuwa Dane;
b) zwraca ADO wszelkie Dane przez udostępnienie ich ADO do pobrania oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie – w terminie 30 dni od zakończenia świadczenia usług związanych z przetwarzaniem Danych na rzecz ADO, chyba że prawo Unii Europejskiej lub polskie przepisy prawa powszechnie obowiązującego nakazują przechowywanie danych osobowych.
3. W przypadku wypowiedzenia Umowy bazowej, ADO powinien przekazać Procesorowi decyzję, o której mowa w poprzednim ustępie, nie później niż w ostatnim dniu obowiązywania Umowy. W przypadku braku przekazania takiej decyzji w tym terminie – przyjmuje się, że ADO nakazał Procesorowi usunięcie Danych i wszelkie związane z tym konsekwencje obciążają wyłącznie ADO.
4. W sprawach nieuregulowanych, w tym w zakresie zmiany Umowy, zastosowania mają postanowienia Umowy bazowej.
5. W razie sprzeczności postanowień niniejszej Umowy z Umową bazową – pierwszeństwo mają postanowienia niniejszej Umowy.
